Excel有很多功能用熟了以后会帮上大忙。比较简单的是“组及分级显示”，通过这种功能可以使得大量数据整理成小块，方便查看。想在旧版和新版的Excel中运用这种功能，请查看以下步骤。 ## 步骤 ### 1 打开要编辑的文档。 组及分级显示对大型数据表十分有用，可以将其整理成短小精悍的表格便于查看编辑。不过本例子中为了方便，就使用一个比较小的表格。 ### 2 到“数据”标签。 新版Excel中是上方的一项标签，而旧版则是一个下拉菜单。 ## 步骤 ### 1 新版则选择数据-组-自动分级显示。 旧版选择数据-组及分级显示-自动分级显示。 分组的时候，Excel就会找出逻辑书立（顶部标题和底部的总数统计公式）之间的数据，并分离出来，让你可以简化它。Excel要是告知你不能创建自动分级显示，则是因为你的表格中不包含公式。这样你就得手动创建分组了（跳到下面的手动分组步骤） ### 2 检查一下自动分级显示的表格。 根据不同复杂度和表格格式安排，不同块的数据会被分组，并且被上方或左方的标志标出。本例子中的表格特别简单，只在一个地方分组了。 本例子中，第一行（标题）和最后两行（都含有总结公式）中的数据已经被自动分组了。B7单元格含有一个SUM求和公式。 点建号，来把一段数据简化。 观察剩下的数据。一般是最关键的信息。通过此步骤你可以选择是否显示细节，使得表格更简洁明了。 ### 3 关闭自动分级显示。 如果Excel分级显示错误，你没有得到想要的结果，则通过数据-取消组（或组及分级显示）选择“清除分级显示”，这样可以手动成组或取消组（参见以下步骤）。关闭后，你可以调整自动分级显示的设置来省点时间。 ## 步骤 ### 1 选择想要简化的数据。 本例中我们在简化后只需要显示标题和总和，这样我们就把之间的所有数据选择起来。 ### 2 到“数据-组-组”。 旧版选择“数据-组及分级显示-组” ### 3 在对话框中选择行或列。 本例中我们要竖直方向整理数据，因此选择行。 ### 4 注意整理成组的数据。 现在左边已经有一条标示出整理的每一组数据了。（也有可能在上面） ### 5 按下-号，简化数据。 ### 6 如果还有地方需要成组，则再选择成组。 如果想要展开数据，则按下+按钮，重复第一步到第四步完成分组。本例中我们要在把小计“Subtotal”排除掉的第一组中创建分组，因此我们选择标题和小计中间的所有数据。 注意新的分组区域创建了。 简化新组，注意和之前区别。 ### 7 要取消组，则选择数据-取消组-取消组。 旧版则选择数据-组及分级显示-取消组 ### 8 要取消所有组，在数据-取消组（或组及分级显示）-清除分级显示