和其他通讯形式一样，电子邮件有特定的礼仪规范。在学习、工作或撰稿时，想成功地通过电子邮件得到他人的反馈与回复，就需要在写作的过程中注意措辞、结构和时机。另外，礼貌、守时和内容具体可以帮助你得到需要的反馈。 ## 步骤 ### 1 向最有资格评价你工作的人寻求反馈。 这个人一般是你的顶头上司，任何情况下，你都应该先从他或者级别更高的同事开始。他们有足够的经验来帮助你，为你提供有用的反馈意见。[1] ### 2 在邮件中要谦恭有礼。 遵循公司的电子邮件规范要求。谦虚在征询反馈时能起到很大的作用，但注意不要谦虚到让老板或经理觉得你对工作一无所知。你的问题要能够反映出你在工作中取得的进展。[2] 这能让老板知道你不是坐着干等反馈意见。另外，还要记住下面的提示。[3] 你可以说：“我正在为明天的汇报演示做准备，但遇到了格式上的问题：我不确定格式是否符合公司的规定。我把我的文稿附在邮件里了，请您看看有什么格式上的建议吗？谢谢！” 不要忘记在邮件中对他们表示感谢。 ### 3 具体说明你对反馈的要求。 太过宽泛的反馈很难对你的工作有所帮助，需要有详细具体的要求。如果不是必要的话，不要提一些让对方回答“是”或“不是”的问题。你的问题应该专注于项目中一个具体需要反馈的部分。不要一次性提出工作中可能出现的所有问题，来“轰炸”你的老板或者同事。[4] 比如，你可以说：“客户没有回复我的邮件，我不确定该如何处理Eastman的文件。而这又是个很重要的任务，所以我觉得最好发邮件给您，看看应该怎么办。” 如果需要报告形式的综合反馈，你要明确地提出这个要求。礼貌、简洁以及尽量具体的语言可以帮助你达到目的。例如，你可以要求对方给出一份关于你的效率或者创造力的报告。如果是向下属或其他向你汇报工作的人寻求反馈，你可以使用匿名调查。[5] ### 4 对方回复后向他们发一封感谢信。 如果对方在反馈意见中表示你需要做很多改进，或者工作没有达到要求，请在感谢信中简要说明你将如何改进。在回复之前，你应该给自己一点时间调整好情绪。[6] 确保在收到反馈的1-2天之内给出回复。 ## 步骤 ### 1 进行自我介绍。 一个老师可能有几百个学生，大学教授更是如此。你需要介绍自己的姓名、班级和院系。如果你还在上高中，需要提供自己的年级或学期数。这样老师就不需要耗费时间弄清楚你是谁，可以用更多时间准备你所需要的反馈。[7] ### 2 邮件内容要正式、规范。 有的学生在第一次给老师写邮件时会为此纠结。你可以说：“你好，史密斯博士”，或者“尊敬的特纳女士”。如果老师给你发过邮件，你的信件应该和他们的来信一样正式，或者更正式一些。你还应该保持专业的措辞和语气。你应该说：“我不确定我是否理解了这个作业。关于这篇论文，我有一些具体的问题。”，而不是“嘿，你觉得我这篇论文怎么样？是不是棒极了？”。[8] ### 3 邮件内容要简明扼要。 最好不要去解释问题的全部背景。例如，如果你向老师申请作业延期，老师可能需要知道前因后果；但如果你只是想问一个关于作业的问题，不要告诉他你的狗怎么耽误了你的时间，你为什么现在发这封邮件（除非此时很接近截止时间），或者其他任何无关紧要的事。[9] ### 4 不要等到考试或者截止日前一天晚上才发邮件。 老师不仅无法在临近截止日期时回应你的请求，还可能会因为你直到最后一刻才提出问题而生气。如果非要如此，邮件内容要简短、具体，并表达你的歉意。这样做能让老师在及时看到邮件的前提下更有可能给你答复。[10] ### 5 使用老师要求的文件格式。 一般来说，老师会在教学大纲中说明作业或邮件允许使用的文件格式。比如，如果老师要求使用.doc文件，那就不要用.pdf或.pages文件。如果不确定，你可以使用.rtf或.pdf文件，或者直接问老师。 ### 6 就已经上交的论文或考试征求反馈意见。 你只需要给教授发送邮件，并注意措辞礼貌。如果教授有答疑时间，你可以在答疑时间去拜访他们或者和教授预约。你可以说：“尊敬的史密斯教授，我的考试成绩不太理想，您能帮我分析一下试卷中犯的错误吗？我希望下次能考得更好。”教授一般会很乐意接受这样的请求。 ## 步骤 ### 1 先给你认识的人发邮件。 如果想要得到细致的反馈意见，最适宜的人选就是你认识的人，最好是朋友或者同事。发邮件时，一定要像平时和他们交流的方式一样。如果你们一般用电话联系，那就应该给他们打电话。除非你知道对方会同意你的请求，比如你为他的原稿提出过意见，或者对方主动提出过要读你的原稿，否则不要在第一封邮件里就把原稿发过去。[11] 根据对方是朋友还是同事，你可以在邮件中酌情提供简短的概述或摘要。 ### 2 给专家发送邮件。 如果确实需要专家的建议，你可以给认识的专家发邮件，在邮件中说明你的项目，并解释你为什么需要反馈意见。不要急于求成，而要对他们表示感谢，还要说：“我很理解您可能没有时间回答我的问题。”如果他们无法提供帮助，你也可以问他们是否认识其他有时间和有能力帮助你的人。[12] ### 3 不要直接把原稿发送给陌生人寻求帮助。 除非你在邮件中注明会为此支付酬劳，否则对方很可能不会理会。如果对方是著名作家，他们会收到大量诸如此类的邮件，因而也不太可能给你回复。[13] 你应该先问问朋友、同事或者教授等等。一般来说，他们更有可能，也更愿意帮助你。[14] ### 4 具体说明你希望从他们的反馈中得到什么。 如果你只想得到积极的反馈，那就直接告诉他们。你还需要告诉他们你是否需要详细的意见，需要的是局部意见还是整体意见，以及是否需要美学、语法或者结构上的意见。这可以帮助对方明白你想得到什么。[15] 积极的反馈不一定没有建设性。如果对方解释了为什么他们喜欢某些部分，你可以从中学到很多对撰稿有用的东西。[16] 如果你得到了负面的反馈意见，给自己一些缓冲时间再去回复。如果对方是你的朋友，他们可能只是想帮忙，没有恶意；如果对方是教授，无论你多么的生气、沮丧，你都不应该带着这样的情绪去回复他们。相反的，你应该感谢他们的帮助，然后继续努力。也许一段时间后你就会发现，虽然表达方式可能欠妥，但他们的意见其实是有帮助的。[17] ### 5 给读者足够的时间来回复你。 如果你拜托对方就一篇小说原稿给出详细的反馈意见，不要奢望在一天，甚至一周内能得到回复。审阅这么长的原稿需要很久。如果稿件有截止日期，你要告诉对方，或者直接询问对方是否可以在某个日期前完成。你要明白他们也有自己的生活和要做的事情。[18] ### 6 感谢他们的帮助。 如果对方是你的朋友，你可以送巧克力之类的东西作为谢礼，或者及时表达谢意即可；如果对方是教授，你可以写一封感谢信，让他知道你很感激他为此付出的努力和时间。忘记感谢对方会让他们觉得自己被利用，或者认为你不懂感恩。这样他们可能再也不会帮助你了。[19] ## 步骤 ### 1 不要问太多问题。 客户会被来自各个企业的调查问卷所淹没。在邮件中询问大量问题很可能会导致客户直接把它删除。为了避免客户失去回复的兴趣，提出一两个问题就足够了。[20] ### 2 提一些开放性问题。 不要让对方回答“是”或者“不是”，而是应该尽量让客人自己组织一个完整的答案。 比起“您会向朋友推荐我们吗”，问“您会如何向朋友介绍我们”能问得到更多有用信息。[21] ### 3 让客户知道你会很快回复他们。 这能让客户明白他们的意见会被阅读和参考，而不是直接被扔进一个无人在意的巨大收件箱。如果客户知道能够得到答复，他们可能会给出更坦率的反馈意见。[22] 回复时要坦率、专业。在今天病毒式传播的网络文化中，如果你的回复不够真诚和专业，公司的名誉很快就会被毁掉。 ### 4 不要在邮件中添加Flash动画，或其他加载缓慢的元素。 一些客户的网络连接速度比较慢，如果他们看到邮件无法加载，很可能会立即删掉它。记住，反馈对你来说比对客户更重要。[23] ### 5 使用设计得体的字体和格式。 你要让邮件看起来简洁、专业。在邮件中使用劣质的图像或者Comic Sans字体并不能打动客户。相反，当不确定应该使用哪种字体时，你应该用Times New Roman、Arial之类的标准字体，并且尽量不要有多余的图片。[24] ### 6 确保邮件能够适合各种设备。 和多列排版相比，单列排版能更灵活地适配不同的设备。另外，字体不要太小。邮件的排版应该在笔记本电脑、手机、平板电脑上都适合阅读。现在很多人都在手机上查看邮件，你需要针对这个情况给邮件排好版。[25]