制定日常计划能够帮助你有效地管理时间。这样你就能完成更多的目标，避免遗漏事项或者找不到重点这类情况的出现。尽管抱着既来之则安之的态度可能更简单，但事实上，你会发现自己面对任务时不知所措，没有条理，而且很健忘。制定并坚持日常计划需要一个适应过程，但很快你会庆幸自己没有放弃，因为这有助于减缓压力，更有效地管理生活。进行日程安排使你能够自我管理，记录自己需要做和已经完成的事。 ## 步骤 ### 1 使用日程表或计划表。 日历上得有足够多的空间来列出计划。一些日历会提供每周、每日和每小时的计划表。你也可以使用笔记本。选择最符合自己需求的产品。[1] 无论你选择哪一种，都要坚持你的选择。不要在不同的日程表上写工作和学校计划。所有的事情都要写在同一个地方。[2] 一些手机或笔记本电脑上的数字日历，可以同步到所有的电子设备上，这样你就可以随时随地翻看日程表了。手机上的备忘录和定时器应用也能用来帮你安排日常生活。[3] 你可以挑选有多余空间的电子或纸质日程表来添加注释，这不仅可以记录完成了哪些事情，还能记录完成的过程和感受。比如，在日历中“去健身房”的下面，你不仅可以记录是否完成，还可以添加注释：“今天多跑了3千米，感觉很棒”。这样能够更好地记录自己的行为。 [4] 如果你正在从纸质日程表转换到电子日程表，在刚开始的一两天里，因为要适应新的方式，你也许会有些手忙脚乱。不妨在最开始的几天同时使用两种日程表，并不断检查，确保没有遗漏或重复安排事情。 ### 2 安排任务。 在电子日程表中，给不同的任务标注不同的颜色。例如，把工作日程标成红色，学校日程标成蓝色，家务日程标成绿色，度假日程标成橙色，锻炼活动标成粉色。如果用的纸质日程表或记事本，也能轻松地用彩笔或记号笔来区分不同的任务。在完成区分不同的任务后，你就可以按轻重缓急的顺序去完成它们了。 规划日程并用不同的颜色标记，也有助于你看清楚自己大部分时间都用在了哪里。比如日程表上可能会有大量红色（与工作有关）和绿色（与家务有关），但是粉色（锻炼活动）的数量却非常少。这样你就会意识到分配给锻炼的时间不太够，从而为锻炼多安排些时间。 ### 3 分清任务的轻重缓急。 确定日程表中哪些是首要任务，哪些可以之后再完成，这一点很重要。举个例子，你在一周内有两门考试、一份实验报告、一篇论文以及一个演讲需要准备。天呐！到底应该先完成哪一项？ 问自己一些问题，弄清楚首先要完成哪些任务，得花多长时间。分清哪些任务该最先完成，哪些任务耗时最长，同时比较它们的价值，弄清楚哪些任务最重要。这些问题可以是：“在最终成绩里，考试、实验报告、论文以及演讲的占比分别是多少？”，又或者“哪些任务更具有挑战性？” 最后，你需要在截止日期、需要耗费的时间和这个任务本身的价值之间，决定哪个更重要。因为你是最了解自己和自己能力的人，选择最适合自己的优先顺序。[5] ### 4 标记需要优先完成的任务。 一旦决定了任务的优先顺序，在日程表上标记它们。浏览一遍日程表，在重要事项的旁边标记A，明天之前要完成的事项旁标记B，周五之前要完成的事项旁标记C等等。 ### 5 规划每项任务的时间。 写下每项任务预期耗时多少，比如你可以这样安排一天的时间：2小时学习，1小时锻炼，30分钟写两封邮件，30分钟用来遛狗。确保有足够的时间去完成每项任务。给自己制定太紧凑和不切实际的任务安排，只会增加你的压力。 记得在任务安排里考虑进通勤时间。比如去锻炼之前，开车从图书馆到健身房的时间。 ### 6 任务安排要有时间弹性。 许多人会低估一些任务需要耗费的时间。考虑所有可能需要花费的时间，包括一些任务的准备阶段和收尾阶段。这样有助你更准确地安排一天的时间。 对每项任务的耗费时长多预估几分钟。试着为日程表中的任务多留25%的时间。比如，一项任务可能要花4到5分钟，那么最好预留8到10分钟的时间。这些多余的时间会提供一个缓冲，防止延误某件事情，或者跟不上日程安排。 问问自己，一些大的任务会不会暗含一些需要考虑的小任务？比如，在健身房运动过后需不需要冲凉？是不是经常在更衣室与朋友闲聊15分钟左右？很多人原本只打算锻炼一小时，到头来却发现实际花了两个小时。 ### 7 在日程表中留出一些空档。 日程表的最后预留一些空余时间给优先级比较低的事情，或者接下来一周的任务。如果你今天或者这周的任何时间有空，可以提前开始做这些工作。这些可能包括整理壁橱，或者在家整理税务档案。这些事情优先级比较低，不是很紧迫，也没有具体的截止期限。 ## 步骤 ### 1 核对日程。 养成习惯，每天早晚核对一遍日程表，并为接下来的一天做准备。每天应该抽几分钟时间，想想当天有哪些事情要做，需要添加的新任务，或者回顾那些已经完成的任务。这几分钟可以是早上喝咖啡的时候，或者是每天上下班的路上。 在努力完成计划前，用几分钟检查回顾是激励自己的好办法！[6] 用手机或电脑里的闹钟，为特定的任务和预约设置提醒。比如，许多医生或牙医需要提前很久预约，所以在预约一周前设置提醒很重要。这样可以帮助你制定相应的计划。 ### 2 按照优先级顺序完成任务。 你已经按照优先级顺序制定了日程表，那么接下来按照顺序完成它们就好。 ### 3 按照需要调整日程表。 尽管你应该尽可能地按照日程表行事，但有时候还是会发生一些需要调整的情况。当紧急、复杂或者有冲突的事情出现时，将那些比较灵活的任务，或者优先级比较低的任务移到其他时间。 但是，不要让任务越堆越多，或者给第二天安排太多的计划。如果你发现这种情况经常出现，那就试着给每项任务多预留一些时间，而不是拖到接下来的几天去完成。 ### 4 核对已经完成的任务。 这对很多人来说都特别有帮助。记得把今天没有完成的任务放到明天的安排里。 ### 5 奖励自己！在你按照计划完成任务之后，给自己一些积极的奖励很重要。 比如，奖励自己舒服地泡个澡，看喜欢的电视节目，或者买甜点吃。赢得这些奖励时，你会有一种成就感，并且觉得自己值得这些奖赏。[7] ### 6 评估并且按照需要做调整。 每隔一段时间检查日程表是否起作用，这点很重要。评估日程表的同时，评估自己的情绪和感受。日程表是否有大量代表完成的“打钩”记号？是否感觉积极向上，充满动力？如果答案是肯定的，那么你的日程表就很可能是有效果的。 然而，如果你发现很多任务都被重新安排到了明天、后天甚至大后天，而且自己的情绪也十分低落。那就说明你的日程表需要调整一下了。 检查计划表，发现哪些任务被遗漏，标出问题所在。如果你发现很重要的事情（比如考试）被拖延了，可能就需要重新评估，或者重新调整日程表的优先顺序了。你也可能需要重新考虑给每项任务分配的时间。比如，一周中的三天把早上两小时的放松时间缩减为一个小时，并且安排30分钟的慢跑，留出多余的时间。 重新安排日程表是很正常的事情。人们需要时间去找到最合适的一套工作流程。 ### 7 预先安排好第二天的工作。 与其等到第二天早上，还不如前一天晚上就开始准备，这样你就不至于太匆忙。挑好要穿的衣服并摆放好，这样你就不用临时到处找衣服了，把需要的东西放在桌子或台面上，然后把钥匙挂在家门口附近。这样，你就能轻松地位一天的工作做好准备，免得浪费任何时间。 试着把钟表的时间调快几分钟，这样你就能有一个缓冲时间。