恭喜你刚上任秘书！不过，你知道如何做会议纪要以及如何准备、呈现吗？不管是否需要遵循会议纪要的圣经——《罗伯特议事规则》[1] ，或是没那幺正式，你都要按照一定的步骤。 ## 步骤 ### 1 了解公司的会议政策。 如果对会议记录的正式性要求较高，就得问清楚是否按照《罗伯特议事规则》或是别的标准。如果没那幺正式，则需问清楚公司希望会议记录里涵盖那几块内容、会议记录将作何用。 作为记录者，不必熟读全本《罗伯特议事规则》，不过买一本（或借一本）用来参照还是很有帮助的。 明确你的角色。有些会议秘书不参加会议讨论，而有些既要做笔记还要参加讨论。无论怎样，会议秘书的中心工作还是做笔记，不承担会议主持或协调员等角色。[2] ### 2 提前准备一个模版。 所有会议纪要的格式大致相同。模版能为你提供便捷的参照。[3] 至少包括以下内容： [4] 会议类型。周会还是年会？小型会议还是特殊会议？ 日期、时间、地点。留一块地方写会议起始和结束的时间。 会议主席、各领导及其秘书或代理人的姓名。 参会人员和缺席致歉。注意是否达到法定投票人数。 你的签名处。作为记录者，你需要签名。在会议纪要通过公司审核后可能还需签名。 可以附上会议日程。如果会议主席或协调员没让你写会议日程，那么应该有专人写。参照会议日程对整理笔记有帮助。 ### 3 带上电脑或笔记本。 习惯用哪个就带哪个。如果你经常写会议纪要，就专门用一个本子，或者在电脑上建个独立文件夹。 若上一次会议的纪要还没有提交审核，就把上一次的也带着。 可以用录音设备辅助，方便会后转录，但录音不能代替现场笔记。录音前先征求参会人员的同意，之后转录时也不要一字一句照搬。 学习缩记法可以加快笔记速度，但是不用记录会议中的每句话。这是应该避免的。 如果公司要求你公开记录，则使用投影仪或演示板。写字不能模糊，确保会后能把笔记带走，用于转录。 [5] ## 步骤 ### 1 发放参会人员签名单。 等到所有人到齐后，发一张纸，让大家签上自己的名字和联系方式。会后可以誊写到模版里，或者直接把这张纸作为附件也可以。这种方法一般用于大型会议。 如果参会人员中有很多你不认识，你可以看看座位安排表，并在他们自我介绍时记录他们的名字。名单放在身边，以便会议记录时随时参照。 [6] ### 2 尽量填满模版。 在等待开会时，填好公司名、日期、地点、会议类型（如董事会、特别委员会等）。会议一开始，记下开始时间。 如果没有模版，就把这些信息写在笔记最上方。 若会议在特殊时期召开、有特殊目标，提前通知参会人员。转录笔记后，也要把会议特殊目标作为附件。 ### 3 记录第一次提议的结果。 大多数会议都会以一个提议开始，我们以此举例。确保记下提议的所有相关信息： [7] 一般以这样的句子开头：“我提议采用此项计划。” 提议人的姓名。 投票结果。提议通过或提议未通过。 如果提议很长，你可以要求他们以书面形式提交，以免不能准确记录。如果经常遇到这种问题，你应该向公司建议制定一个规章：一定字数以上的提议需要以书面形式提交。 [8] 若你起草了本次会议日程，那么你既是记录者也是提议者。这没什么不可，只要你在记录自己的话语和行动时也保持客观。 ### 4 记录其他提议。 仔细聆听所有讨论，但是不需要记录讨论内容，除非有特殊规定。只记录和提议相关的内容。 每个提议都要严格按照原本的措辞，还要记录提及人和投票结果。 有些提议在投票前需要附议。如果有人说“我附议该项提议”，你就要记下附议人和附议内容。 假如你不知道提议人的名字，或需要他重复提议，可以礼貌地询问。打断一下没关系，重要的是保证信息的准确性。 如果提议的措辞有改动，只需直接在记录上相应改动。除非改动违背了之前的意思，而且引起激烈讨论，否则不需要记录“有过改动”。 [9] ### 5 听参会人员的报告，并获取报告副本。 当有人对照某文件念了一则报告或新闻，你要记下报告人和报告内容。如果其中包含提议，用常规记录提议的方式来记录。 最实际的做法就是会后向报告人要一份报告副本。在会议过程中记一笔，提醒自己会后去要相关材料。转录会议纪要后，把报告作为附件。 如果报告人没提供副本，要弄清楚怎样能够得到。会后需要获取。 如果只是口头报告，而不是对照文件读，那么只需对报告内容进行简要客观的概括。不需要记录细节和报告人的具体措辞。 [10] ### 6 记录分配的任务。 包括提交的上次会议任务和本次会议布置的新任务。有人被指定写一份信件？记下他的名字和任务要求。 和会议的正式性相关，很多任务被包括在提议内。若是非正式会议，可能某些决定表述得不够不清晰，所以你需要仔细听。 如果会上还说明了决定的理由，你也需要概括性地记录。 ### 7 记录会议主席的指示。 当某个异议正式进入讨论程序，就要记录该异议及其理由，还有会议主席的指示。 建议参照《罗伯特议事规则》和公司章程。 ### 8 只有在特别要求时，才需概括性地记录会议中的讨论。 严格地来说，会议纪要是记录正式提议和决定的，而不是具体讨论内容。[11] 不过，如果公司有特殊规定，那就记录讨论。 客观地记录讨论。记实质性的要点而不是观点，删去形容词、副词等修辞。以客观、精简为目标。[12] 不记录讨论中的说话人。这点在记录激烈的争论时尤其重要，提到名字可能会冒犯对方。 ### 9 收尾。 记录会议结束的时间。记得向报告人要报告副本，或让他们用邮件发送给你。 快速浏览纪要，检查是否有遗漏或不清楚的地方。如果有问题，在参会人员离开前及时问清楚。 ## 步骤 ### 1 尽早转录。 最好会后马上转录，此时记忆最清晰。[13] ### 2 用电脑把笔记打成电子版。 如果会议中是用电脑记的，那就跳过这步。然后新建一个文档转录笔记，把笔记文档打开在一边做参照。 ### 3 把笔记整理成明确的段落。 每个提议、决定、要求独立成段。检查以下几点： [14] 拼写和语法正确。可以使用拼写检查软件。 客观性。不能含有你自己的个人意见。会议纪要必须保证客观性。 用词明了、准确。用精准的词替换模糊的词。删去修饰性的描述。 只记录行动，不记录讨论。除非有特殊要求。 标页码。 ### 4 把会议纪要的初稿发放给相关人员。 按照一开始让参会人员填写的联系方式，发放到他们的邮箱。会议主持人那边应该也有联系方式。 ### 5 审定，获得批准。 你可能需要在下次会议上朗读这次的会议纪要，接受审定。如果纪要中的提议都通过，则纪要获得批准。[15] 如果在批准前经过修改，要在文件中注明有修改。但不用注明具体修改内容。 如果获得批准后再有人提议修改，要一字不差地记录提议内容和提议是否通过。 ## 步骤 ### 1 访问会议文件模版网站。 使用模版会更有条理，也能避免格式错误。 ### 2 浏览比较。 用网站上的搜索功能，找一个最适合你用的模版。 按照具体要求检索模版（通用或标准），找到适合的模版，然后点击“下载”或“使用”。保存下来，确保下次能找到。 ### 3 打开模版。 下载后解压，用Microsoft Word或Exel打开。为了方便使用、达到最佳效果，建议使用最新版Microsoft Word。保持更新就能享受更多新功能，操作更方便。 ### 4 在页眉处添加公司标识和版权信息。 删去范例中的标识，不过记得阅读模版使用条例，避免不必要的法律纠纷。 ### 5 换标题。 删去范例文字，写上实际的会议纪要标题。 ### 6 换模版主题（可选）。 你可以更换模版的颜色或别的主题，使之更专业。很简单：找到“页面布局”，点击“颜色和主题”，你可以自己设置。比如选用和公司标志相配的颜色。 ### 7 调整模版结构。 有些板块多余或缺失，或者你不喜欢它的样式。根据自己的需要来调整。 ### 8 保存，以备会议上使用。 用Microsoft来做会议笔记，方便快捷且更有条理。不过你也可以把模版打印出来，手写笔记。注意调整好行高，确保空白足够填写信息。 ### 9 检查模版。 恭喜你做好了模版。有了模版作参考，一定能提高效率和准确度。别忘了快速浏览一遍，看看有没有缺失的或模糊的地方。检查完，确保没有问题，那么你已经充分准备好啦！