写工作报告可能会让你望而生畏，但它或许没你想象的那么难。一般来说，工作报告的作用是说明你在某个工作项目上的进度，或者就工作场所问题提出自己的结论和建议。要轻松写出一份有效的工作报告，你应该先考虑自己的目的、受众、研究和信息。然后，使用业务报告的典型格式来起草报告。最后，你可以进行修改，让报告能够有效地传达信息。 ## 步骤 ### 1 确定报告的目的和主题。 在某些情况下，你会被要求写一份报告。要求可能限定了报告的目的或主题。如果你不确定，可以考虑你想把什么信息传达给受众。你也可以找老板或上司问清楚。[1] 比如，你的目的可能是分析一个业务问题，说明你所从事的项目的结果，或者向上司概述你的工作进度。[2] ### 2 选择适合受众的笔调和用语。 考虑受众已经了解哪些信息，以及他们对专业术语的掌握水平。工作报告使用的语言和术语通常可以专业一点，不用像面向公众的报告那样直白。[3] 哪些人会看你的报告？包括受众中可能会合理使用报告的人。 如果看报告的人各种类型都有，那么报告必须囊括所有必要信息，让所知最少的读者也能理解。但是，你应该为每个部分都拟一个标题，让掌握信息较多的读者可以直接跳过那些对他们来说有些多余的信息。[4] 你还可以把不同受众所需的内容分开，分别解决他们的问题。 ### 3 如果有的话，你可以汇集研究和证明资料。 把你用来得出结论或建议的资料放进去。在编写报告的过程中，你会参考这些资料；此外，你可能还得把它们放进报告的附录。以下是你编写报告时可能需要用到的资料类型：[5] 财务信息 图表 图形 统计信息 调研 问卷调查 对专家、同事和客户等人的采访 ### 4 如果你写的是进度报告，就回顾自己的进度。 一份好的进度报告会对你已经完成的工作，下一步要做的事情，以及项目是否按计划进行做一个简单的概述。最好想一下别人会对你的项目提什么问题，然后在报告中进行回答。以下是报告应该回答的问题：[6] 项目范围有变化吗？ 自上次进度报告以来，你做了哪些工作？ 你下一步要做哪些工作？ 你能按时完成这个项目吗？如果不行，为什么？ 你遇到了哪些困难，准备如何克服？ 这个月你有没有吸取什么教训？ ### 5 你报告必须囊括的信息。 概括你报告必须囊括的信息。用一个松散的提纲来概括你的想法，这样可以帮助你编写报告。在概括时，为报告拟一些小标题，帮助你组织自己要写的内容。你的提纲无须非常简洁或十分完善，它只供你自己使用。[7] 在大多数情况下，报告应该先说你的结果、结论或建议。然后，如果可以的话，解释你是如何做到这一步的，说明你的论证过程。 如果你要提出有争议的结论或建议，就先说明你的论证过程和论证方法，这样受众就能理解你为什么会得出这个结论。 ## 步骤 ### 1 使用封面或标题页。 标题页必须写出报告的名称，然后另起一行，写你提交报告的日期。第三行则列出所有作者的姓名。然后，在第四行写下你所在的组织的名称。[8] 在某些情况下，你还可以附函一封，说明你为什么写这份报告，它包含哪些内容，以及你认为下一步要做什么。这种致读者信更常见于那些花费很长时间撰写，或者在读者看正文之前需要作出额外说明的报告中。 写进度报告时，要在标题页列出你的姓名、项目名称、日期以及报告周期。每一项另起一行。你可以在每一行标出“姓名”、“项目名称”、“日期”和“报告周期”，也可以直接罗列上述信息。[9] 问问老板对你工作报告的格式是否有具体建议。他们的意见是你编写报告最好的参考资料。 ### 2 写一个详细说明关键信息的执行摘要。 里面应该包括你的结论、理由和建议。这可以让看的人不必阅读整篇报告，就能理解它的要点。你不必写一份详细说明，但是读者必须理解报告的内容。执行摘要的长度应该介于半页到一页之间。[10] 你不必概括整篇报告。重点说明报告中最重要的观点，比如你提出的关键建议或结论。 如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。 ### 3 编一个目录，列明报告包含的内容。 在目录中列出小节标题，以及该节开始的页码。这样读者就能轻松浏览你的报告，找到自己需要的信息。[11] 为每节内容拟定标题和小标题，使自己的报告易于阅读。 如果你写的是进度报告，那么除非老板要求，否则通常不必列目录。但是，你还是应该为每节内容拟定标题和小标题，使报告易于浏览。 ### 4 概括报告的有关情况。 写一篇介绍概括报告的有关情况。告诉读者你写这份工作报告的原因。总结报告的背景，说明你的目的。概述你要回答和解决的问题。说明报告的范围，以及它内容的路线图。[12] 介绍不必很长。要直接而又具体，这样你的读者就能理解报告的背景和目的，无须看冗长的说明。 介绍应该包含2到4段文字。 进度报告的介绍应该只有1到2段。它必须总结你的项目以及你希望完成的工作。你还可以概述已经完成的工作，展望下一步的要做的事情。 ### 5 解释你描述的结果或提出的结论。 概述你已经完成，并且与这个项目有关的研究或评估。然后，讨论并说明你的发现，以及它们与你报告主题之间的关系。[13] 在大多数情况下，本节应该包含一个介绍性段落，并列明你得出的结论。 以下是结论可能的呈现方式：“1.我们的人口正在老龄化，所以客户会面临更多的健康风险。” 进度报告不必描述任何结果或提出任何结论。但是你应该在介绍后面那一节列出自己取得的成就或完成的任务。你还可以在本节中简单地写一段话，只用包含2到4句。但是，一个列表通常就足够了。你可以列出“筹集1000元购买庆典帐篷”，“与A公司签订合约，请他们管理庆典方案”，以及“调查了1500名居民，收集公众意见”。[14] ### 6 提出后续建议。 你的建议应该说明未来会发生什么。解释你的解决方案将解决什么问题，以及它们和你的结论之间有什么关系。写完说明后，把建议列成带编号的清单，每个建议以动词开头。按照重要程度为你的建议排序。[15] 比如，你可以写：“1.培训所有员工学习心肺复舒。” 写进度报告时，你应该列出自己在下一个工作周期中打算完成的工作或目标。比如，你可以写“为庆典寻找供应商”，“批准庆典设计”，以及“订购宣传海报”。[16] ### 7 详述你得出结论的论证过程和方法。 说明你是如何处理这个主题、问题或困难的。报告你的发现，然后说明你是怎样根据它们而形成建议的。把你的论述分成几个不同的部分，为每个部分拟定标题，告诉读者该部分包含什么内容。[17] 这包括对你研究和评估的详细论述。 这一部分应该是报告中篇幅最长的。 如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。代替它的内容应该是你在项目中面临的困难，以及你是如何克服它们的。[18] 你可以写：“很多居民没有寄回调查表，因为它没有预付邮资。之后，我们为调查表支付了邮资，同时让居民可以选择在网上填写。” ### 8 列出你在写报告时使用的所有参考资料。 参考资料可能包括期刊文章、新闻报道、访谈、调研、问卷调查、统计结果和其他相关信息。把它们列在报告结尾，并在页面标明“参考资料”。[19] 除非另有要求，否则业务报告应该使用APA格式。 如果你写的是进度报告，可以略过这一部分。 ### 9 把调研、问卷调查或电子邮件等资料放进附录。 有些工作报告不需要附录。但是，如果你想让读者知道你参考了哪些资料，或者想提供一些额外的信息，以帮助读者更好地了解主题或你的发现，那么你可以利用附录。为每个附录赋予一个字母编号。[20] 比如，你可以有“附录A”、“附录B”和“附录C”。 进度报告不必包含这一部分。 ### 10 用一个简短的结论来总结你的发现和进度。 报告中不必包含结论，但写一个能很好地概括你付出的努力。结论应该保持在3到4句话以内，总结你在报告中呈现出的信息。[21] 你可以写：“艺术节策划项目预计可以如期完成。我们已经完成了计划活动的90%，现在的重点已经转移到采购材料上。工作没有遇到很大的困难，即使未来出现任何问题，我们也做好了解决的准备。” ## 步骤 ### 1 使用清晰的标题，来帮助读者浏览报告。 拟定开门见山的标题。读者应该一看就知道报告包含什么内容。 你的标题可以包括：介绍、已完成的任务、下一季度的目标、困难和解决方法以及结论。 根据报告包含的信息修改标题。 进度报告的受众可能是你的上司、团队或客户。[22] ### 2 使用简单直接的语言来表达自己的想法。 工作报告不需要写大话套话，也不用文采斐然。你只需要把自己的观点告诉读者。用尽量简单的语言表达你的想法，直截了当。[23] 你可以写“第四季度的营收上涨了50%”，不要写“第四季度的营收猛增50%，创造了骄人的业绩。” ### 3 使用简洁的文字，尽量让报告简短一点。 写太多不必要的内容会浪费你和读者的时间。删除不必要的废话，直接说出你的观点。[24] 记住，有些工作报告可能很长，因为它们包含大量信息。但是，你的文字一定要简洁。 你可以写“在销售人员进行电话推销后，上季度的销售额实现了增长”，不要写“我们可以看到，上个销售季度的收入呈指数增长，因为我们才华横溢、爱岗敬业的销售员开始给潜在客户打电话推销，劝说他们购买更多的产品。” ### 4 用不带情绪的客观语言表达自己的想法。 只写事实，让读者在客观看待问题的基础上得出结论。虽然你可能会对如何处理某个问题提出建议，但不要试图挑起读者的情绪来说服他们。让读者根据他们对事实的客观看法，形成自己的观点和判断。[25] 不要写“消极的员工士气低落，让办公室像一台没有灵魂的机器”，你可以写“有报告说，工作效率较低的员工觉得自己无所事事。” ### 5 在大多数报告中，不要使用俚语以及“我”这个字。 如果有个项目的参与人员只有你一个人，在它的进度报告中说“我”可能是合适的。其他情况下，不要在你的工作报告中用“我”这个字或任何俚语。但是，当一个句子指向你的目标读者时，你可以用“你”或“你们”。[26] 整篇报告都应该使用专业的语言。 ### 6 检查报告，确保里面没有错误。 语法和拼写错误会损害工作报告的专业性。一定要仔细阅读报告，确保其中没有打字错误、不当的措辞或用语。校对报告的次数最好不低于两次。[27] 如果可以，最好请其他人帮你检查报告，因为你很难发现自己所有的错误。 如果时间允许，就把报告放至少24小时，再去检查。