写工作状态报告听起来像是一份苦差事，但其实这是与管理层进行沟通的好机会。写报告时应首先简单介绍最重要的信息，然后列出项目预算和时间线等具体细节，之后描述取得的成绩和存在的挑战。整份报告应当简明清晰。如果你给出的报告简短有条理，内容丰富，那么肯定会受到领导赏识。 ## 步骤 ### 1 收集预算和调度信息。 在大多数项目中，预算和计划表是工作状态报告最重要的部分。领导一般都希望项目在预算内如期完成。[1] 确定项目总目标，然后拆分为若干小目标。举例来说，如果目标为4个月内生产1000件T恤，你需要给出三份每月状态报告，每份报告核心应为当月是否已生产完成250件T恤。如果第一个月完成了300件T恤，则可以在报告中写进度超前。 ### 2 列出主要成就。 写工作状态报告的目的是让领导快速知道哪些程序运转正常，哪些出现问题。将成就放在首位，尤其是重要事件，尽可能的列出具体细节。[2] 如果是在一个团队中工作，应与其他团队成员谈论项目进展情况，将尽可能多的名字写入报告中。 尽量使用具体数字，不要泛泛而谈。 ### 3 集思广益，解决问题。 如果发现了项目中存在的问题，不要试图隐藏，应当与经理进行讨论，提出解决方案。列出几个方案，让领导选择他们最喜欢的。[3] 例如，如果项目进度提前，但预算仍未变，你可以建议加快生产进度，再增加一名员工或增加预算。 ## 步骤 ### 1 标题要简洁。 报告题目或标题应该包含所报告项目或工作的名称和日期。如果你同时负责几个报告，应采用格式一致的标题。 例如，标题可以为“2018年8月帕克装运状态。”下个月的报告标题可以是“2018年9月帕克装运状态。” 在拟定题目前，先确认一下公司内部是否有工作状态报告的特定题目格式。 ### 2 以执行概要作为开头。 领导很忙，可能没有时间读完整篇报告。在报告开头的执行概要中列出最重要的信息，这样领导可以很快了解项目状态。[4] 例如，“2018年8月帕克装运状态”的执行概要可以是：“Parker装运进度超前，不过目前完成总发货量的30%，预算已使用50%。加快生产可以降低成本。” ### 3 分段报告。 大段文字较难引发阅读兴趣，而且难以迅速获取信息。尽量使用精短的段落列出重点，这样领导可以更容易获取有效信息。[5] 举例来说，成就、挑战和解决方案可以分为三个段落介绍。 ## 步骤 ### 1 根据领导的喜好风格调整报告内容。 确保领导关心的事项放在报告前面和中心位置。如果不确定领导喜好，可以参考他们之前青睐的工作状态报告样本。[6] 举例来说，如果领导比较喜欢按时间排序的报告，你可以先以“本周进程”的章节为开头，接下来的标题为“下一步”。 ### 2 必要时使用视觉元素。 一些领导可能比较喜欢通过视觉元素了解项目进展状况，从而更快评估项目状态。如果领导要求或如果你认为他们会添加一些内容，就加上一些视觉元素。[7] 例如，你可以在预算旁边标注绿色信号灯，表明费用控制得很好。如果进度有些延后，则可以在时间阶段上标注一个黄灯。 ### 3 校对和编辑报告。 不要过度依赖文字处理应用中的拼写和语法检查器。尽量保持句子简短，删除不必要和重复的词语。[8] 报告内容应当简洁直接，大量使用术语会让人觉得你试图隐藏什么或不知所云，因此应当避免这种状况。 大声读出报告。如果读到某句话觉得不通顺，那可能说明文字内容不够清晰。 ### 4 及时提交报告。 领导可能会让你定期更新报告。你所负责的项目可能是领导所管理的众多项目的一部分，一旦出现延迟，就可能引发其它项目的延误。[9] 与领导沟通好工作状态报告提交的时间。一般提交时间取决于项目长度，如果是进行中的项目，每个月提交一份报告就可以了。如果是仅持续几个月的短期项目，可能每周或每两周就要提交一次报告。