如果你要暂时离开办公室，或者你打算在假期去度假，你可能会希望让给你发电子邮件的人知道你临时有事。如果你有一个Exchange账户，这是Outlook自带的内置功能。即使你没有Exchange账户，仍然可以通过自动创建的一些内容来回复电子邮件。无论你是否有没有Exchange账户，请按照本指南来设置自动回复。 ## 步骤 ### 1 打开自动回复。 选择一个Exchange文件夹。从你的邮件中选择文件夹。你必须选择一个Exchange文件夹，才能选择自动回复选项。打开自动回复（外出）菜单。你可以通过点击文件选项卡，然后选择信息选项卡以找到该菜单。 ### 2 设置自动回复。 在自动回复功能表中，勾选自动回复的复选框。你可以通过设置时间和日期范围，来调整office助手的开启时间。 ### 3 编写回复。 当你通过Exchange服务器发送电子邮件时，请使用“在我的组织内部”标签。当回复收到的电子邮件时，使用“在我的组织外部”标签。回复编写满意之后，点击确定。 ### 4 关闭自动回复。 当你为自动回复设置了日期范围时，office助手会在日期范围截止时自动结束。如果你没有设定一个范围，它会继续工作，直到你打开自动回复菜单，选择“不发送自动回复。” ## 步骤 ### 1 打开Office助手。 点击工具标签。在工具菜单中，选择office助手。勾选“外出时发送自动回复”。你可以调整office助手的工作时间，并设置具体的时间和日期范围。 ### 2 编写回复。 当你通过Exchange服务器发送电子邮件时，请使用“在我的组织内部”标签。当回复收到的电子邮件时，使用“在我的组织外部”标签。回复编写满意之后，点击确定。 ### 3 关闭自动回复。 当你为自动回复设置了日期范围时，office助手会在日期范围截止时自动结束。如果你没有设定一个范围，它会继续工作，直到你打开自动回复菜单，选择“不发送自动回复。” ## 步骤 ### 1 打开Office助手。 点击工具标签。在工具菜单中，选择office助手。勾选“外出时发送自动回复”。 ### 2 编写回复。 在标有“为每封邮件仅自动回复给一次下列文字：”的文本框中，输入你编写的自动回复内容。 ### 3 添加规则。 你可以给你的office助手添加规则，如将来自特定发件人的邮件转发给其他收件人。单击“添加规则...”按钮来设置自定义规则。例如，你可以创建一个规则，将一个特定的客户的邮件转发给你的联系人。这样，当你离开时，重要的电子邮件就不会被错过。 ### 4 闭自动回复。 Office助手会继续工作，直到你打开自动回复菜单，选择“不发送自动回复。” ## 步骤 ### 1 创建模板。 如果没有Exchange账户，那么自动回复选项不可用。但仍然可以使用模板和一些规则来创建自动回复。首先创建一个新的电子邮件。这将是你自动回复的模板。 选择主题，简明扼要地介绍有关情况。例如“外出，直到<某一时间>”。你也可以将主题改为“自动回复”，以让收件人明白该回复是自动的。 编写一个简短的消息。在电子邮件的正文，编写一段可以适用于任何人的消息。让收件人知道如何找到你，或者还有谁可以联系。 ### 2 保存模板。 编写完成后，在“保存类型”下拉菜单中单击“另存为...”，选择Outlook模板。文件会被保存，并加载为Outlook模板。 ### 3 创建规则。 为了使自动回复正常工作，你需要定义一些规则来实现自动化的过程。在Office 2003/2007 ，你需要单击工具菜单，然后选择规则和通知。在Office 2013/2010 ，单击文件选项卡中，选择信息，然后单击规则和通知。此时邮件规则菜单将弹出。 单击新建规则按钮。你会被要求选择一个模板。从“开始从空白规则”部分，选择“邮件到达时检查”。单击下一步。 定义哪些邮件会得到自动回复。如果你想给收件箱中的每封邮件都进行自动回复，勾选“我的名字在收件人框中”复选框。你也可以通过指定特定电子邮件、发送者，或者主题或正文中的特定文字以缩小范围。做出选择之后，单击下一步。 载入模板。选择“用特定模板回复”，在接下来弹出的窗口框载入先前创建的消息。单击此窗口中的链接“特定模板”。这将打开一个对话框，询问到哪里寻找模板。选择“文件系统中的用户模板”，打开先前创建的模板信息。 设置特殊情形。模板加载之后，你可以定义特殊情形。适用于你对特定的收件人，或者特定类型的邮件不想自动回复时。做出选择后，单击下一步。 命名规则。，你需要为你设置的规则命名之后才可以完成。自己命名的东西是很容易记住，方便你在未来快速地禁用规则。选中“启用此规则”复选框以激活该规则，然后单击完成。 ### 4 禁用规则。 当你回到办公室，你可以打开规则和通知菜单禁用该规则。从你的活动规则列表中选择你创建的规则，然后单击删除按钮。